Pod názvom virtuálne sídlo spoločnosti s ručením obmedzeným sa myslí registračné sídlo firmy, ktoré spĺňa podmienky ustanovené zákonom, no v praktickom hľadisku nejde o klasické sídlo s vlastnými priestormi. Jedná sa zároveň o službu poskytovanú profesionálnymi firmami, ktoré sa na tento servis špecializujú komplexne.
Virtuálne sídlo firmy je natoľko populárne, že ho ponúka čoraz viac špecialistov. Tých možno nájsť už nielen v hlavnom meste Bratislava, ale aj v iných mestách, napríklad Banská Bystrica, Žilina, Trenčín, Košice či Nitra. Najčastejšie ide o väčšie a krajské mestá.
Zvoliť si virtuálne sídlo pritom už zďaleka nie je záležitosťou len tých, čo začínajú podnikať alebo chcú šetriť, práve naopak, využívajú ho čoraz viac aj zabehnuté firmy. Akým spôsobom virtuálne sídlo funguje, čo prináša v porovnaní s kamenným sídlom, pre koho je táto služba ideálna a ako si vybrať najlepšie virtuálne sídlo, na to sa pozrieme v nasledujúcich riadkoch.
Čo je virtuálne sídlo s.r.o. spoločnosti a aké služby s ním súvisia
Každá spoločnosť s ručením obmedzeným musí mať svoje vlastné sídlo. Zjednodušene by sa dalo povedať, že ide o adresu, kde je možné spoločnosť zastihnúť a to buď osobne, alebo poštou. Sídlo spoločnosti môže mať podobu priestoru, ale postačí aj poštová schránka.
Virtuálne sídlo spoločnosti je pomenovanie pre adresu, ktorá spĺňa podmienky na zriadenie sídla a na tejto adrese má spoločnosť svoju menovku a poštovú schránku.
Takéto sídlo je možné zriadiť len v nehnuteľnosti so súpisným číslom, čiže sídlo musí spĺňať všetky podmienky, ktoré platia aj pre klasické kamenné sídlo.
Najväčším benefitom virtuálneho sídla oproti kamennému je finančná úspora.
Virtuálne sídlo najčastejšie využívajú začínajúce spoločnosti, ktoré nechcú kvôli miešaniu pracovného a súkromného života sídliť „doma“, ale nepotrebujú mať ani kancelárske priestory. Čoraz populárnejšia je táto služba aj pre zabehnuté firmy, ktoré chcú mať pred obchodnými partnermi „lepšiu“ adresu alebo na to majú organizačné dôvody.
Väčšina virtuálnych sídiel ponúka pre s.r.o. firmy komplexný servis:
základom a samozrejmosťou je označenie sídla a tiež preberanie pošty v poštovej schránke, čo sú zároveň nevyhnutné podmienky, aby mohlo sídlo prakticky fungovať
preberanie pošty je zabezpečené nonstop a v pravidelných intervaloch, najčastejšie 1 až 2 krát za mesiac je táto pošta preposielaná na vopred dohodnutú adresu
lepšie spoločnosti ponúkajú aj emailové notifikácie o prijatej pošte, možnosť pozrieť si online kedy a od koho pošta prišla, prípadne rýchle skenovanie dôležitej pošty
niektoré spoločnosti prevádzkujúce virtuálne sídla zabezpečujú pre klientov prenájom reprezentatívnych priestorov na rokovania či služby spojené s Obchodným registrom
NA JEDNEJ ADRESE AJ VIAC FIRIEM
Profesionálne spoločnosti, ktoré službu virtuálneho sídla poskytujú, zriadia na jednej adrese virtuálne sídlo pre väčší počet firiem, aby to bolo rentabilné. Znamená to, že na jednej adrese môže sídliť aj sto firiem, niekedy viac. Samé o sebe to ale nie je nič negatívne.
Výhody a porovnanie pre virtuálne sídlo s.r.o. spoločnosti vs. kamenné sídlo
Finančný benefit nie je zďaleka jediným dôvodom, prečo sa čoraz viac spoločností a firiem rozhodne pre využitie služieb virtuálneho sídla namiesto klasickej kancelárie či sídla v byte a dome. Hlavne, ak nepotrebujete mať 24 hodín denne vlastný priestor.
Virtuálne sídlo prináša v porovnaní s klasickým kamenným sídlom rad benefitov:
Finančná úspora: Prvým a asi najčastejším benefitom je už spomínaná finančná úspora. Nie je to síce jediná výhoda oproti prenájmu kancelárie, ale dosť podstatná. Zvyčajne platí, že virtuálne sídlo je až 10 krát lacnejšie, ako kancelársky priestor na podobnej adrese. Neplatí to len pre veľké mestá, aj v tom menšom stojí kancelária okolo 200 € mesačne.
Zaujímavá adresa: Veľkým benefitom je tiež možnosť získať sídlo na známej, zaujímavej alebo lukratívnej adrese. Mať sídlo v centre Bratislavy vyzerá oveľa lepšie pred partnermi či konkurenciou, ako mať sídlo kdesi na okraji okresného mestečka či na vidieku. Najčastejšie sú pritom virtuálne sídla práve v centre väčších miest, prípadne v bizniscentrách.
Anonymita: Práve v súvislosti so spomínaným hlavným mestom Bratislava je anonymita asi tou najžiadanejšou vlastnosťou, ktorú by virtuálne sídlo malo spĺňať. Pokiaľ svoju firmu presuniete mimo vlastný región, aspoň teda z hľadiska sídla, vyhnete sa nežiaducej pozornosti zo strany konkurencie. Získate tiež výhodu, že v Bratislave sú kontroly úradov menej časté.
Oddelenie pracovného a súkromného života: Nakoľko do miesta sídla spoločnosti s.r.o. môže vstúpiť daňová kontrola, prípadne vás môže navštíviť polícia v súvislosti s dožiadaním informácií napríklad v prípade obchodného sporu či exekúcie, je oddelenie sídla od vlastného bývania žiaduce. To je najdôležitejší argument pri porovnaní so sídlom v byte a dome.
Okamžitá dostupnosť: Chcete rýchlo založiť novú s.r.o. a nechce sa vám riešiť hľadanie prenájmu kancelárskych priestorov? Práve virtuálne sídlo má výhodu v tom, že je dostupné ihneď. Zriadiť si ho viete cez internet a doslova do pár hodín, takže získavate možnosť ho dať okamžite zapísať do Obchodného registra. Žiadna veľká byrokracia nehrozí.
Žiadne starosti s poštou: Nakoľko služba virtuálneho sídla zahŕňa práve servis ohľadom preberania a preposielania pošty, nemusíte sa báť, že vašu schránku doma alebo v prenajatej kancelárii zahltí pošta. Starosti s jej kontrolovaním a triedením balastu od dôležitej pošty môžete hodiť rovno za hlavu, všetko za vás vyrieši poskytovateľ virtuálneho sídla.
Najčastejšie otázky o virtuálnom sídle s.r.o. spoločnosti
Nakoľko služba virtuálneho sídla je u nás na Slovensku ešte stále pomerne novou, mnoho podnikateľov o nej nemá kompletnú predstavu. Preto sú aj prirodzené viaceré otázky, hlavne pokiaľ ide o spôsob objednávky služby alebo najdôležitejšie kritéria výberu sídla.
Tu sú najviac a najčastejšie kladené otázky a odpovede na ne:
Spĺňa virtuálne sídlo všetky podmienky potrebné pre sídlo firmy?
Áno, pokiaľ máte vo virtuálnom sídle označenie pre vašu firmu, ktoré je viditeľné a prístupne a zároveň môžete na mieste virtuálneho sídla prevziať poštovú zásielku. Oboje vlastnosti spĺňa každé profesionálne poskytované sídlo. Aby ste ho mohli ale zapísať do Obchodného registra, potrebujete mať od prevádzkovateľa virtuálneho sídla súhlas s jeho zriadením.
Viem si objednať službu virtuálneho sídla aj v inom meste, ako bývam?
Áno, samozrejme, dokonca si viete túto službu objednať bez ohľadu na to, kde sa aktuálne nachádzate vo svete. Väčšina podnikateľov si virtuálne sídlo objedná a vybaví cez internet, čiže online, takže fyzicky s ním do kontaktu ani neprídu. Posielanie pošty, ktorá potom príde vašej firme na adresu virtuálneho sídla, prebieha tiež bez osobného kontaktu.
Čo robiť v prípade, ak budem z času na čas potrebovať aj nejaký priestor?
V taktom prípade máte na výber dve možnosti. Prvou je nájsť si zvlášť administratívne či reprezentatívne priestory u firiem poskytujúcich kongresové priestory, druhou je nájsť si poskytovateľa virtuálneho sídla, ktorý vie priamo v budove zariadiť aj krátkodobý prenájom priestorov na rokovanie. Čo si vyberiete, je na vás, záleží od individuálnych preferencií.
Akým spôsobom rozoznať problémových poskytovateľov virtuálneho sídla?
Prvým znamením je, že vám poskytovateľ nevie doložiť riadnu zmluvu o Office Housingu. Druhým znamením je, že virtuálne sídlo je v byte a nie v administratívnych priestoroch. Negatívne je tiež to, ak je niekde na periférii mesta, má podozrivo nízku cenu a poskytovateľ má problém s referenciami. Potenciálny problém môže byť aj to, ak sídlo priamo nevlastní.
Skúsenosti s virtuálnym sídlom s.r.o. spoločnosti
Niektorí podnikatelia sa s využitím virtuálneho sídla príliš ponáhľajú, najčastejšie je tomu tak pri zakladaní firmy. V snahe ušetriť čas si obvykle vyberajú prvú ponuku, prípadne tú najlacnejšiu. Bohužiaľ, čoraz viac sa stáva, že naletia len neskúseným špekulantom.
Pri neserióznych poskytovateľoch potom nastávajú najčastejšie tieto problémy:
na adrese virtuálneho sídla sa nachádza abnormálne veľké množstvo spoločností využívajúcich túto službu, čo zhoršuje napríklad kvalitu servisu preberania pošty
okrem vašej firmy sa môžu nachádzať na adrese aj viaceré problémové firmy, najmä neplatiči, čo má za následok, že úrady budú považovať adresu za podozrivú
ísť len po nízkej cene môže znamenať napríklad absenciu notifikácií o pošte, menej časté preposielanie pošty a tak hrozí riziko, že zmeškáte dôležitú korešpondenciu
problémom môže byť aj označenie sídla, čo je podmienka vyžadovaná napríklad aj daňovým úradom a jej nedodržanie môže pre vás dokonca znamenať aj pokutu
veľmi často sa stáva, adresu virtuálne sídla ma spoločnosť ponúkajúca službu v prenájme a tak hrozí napríklad nečakané zrušenie sídla a nutnosť hľadať nové
SÍDLO A PREVÁDZKÁREŇ NIE JE TO ISTÉ
Sídlo spoločnosti predstavuje registračnú adresu, kam vám chodí pošta a kde je oficiálna adresa spoločnosti. Neznamená to však, že tam musíte podnikať, napríklad ak máte prevádzku, tá môže byť aj inde, ako sídlo spoločnosti. To znamená, že služby virtuálneho sídla sa hodia prakticky pre každú „eseročku“, aj pre tie, čo majú zákazníkov.
Virtuálne sídlo s.r.o. spoločnosti u profesionálov
Pokiaľ vás služba virtuálneho sídla svojou charakteristikou oslovila a je pre vás ideálna, veľmi dôležité je vybrať si túto službu od skutočných profesionálov. Len vtedy dostanete servis, ktorý vám v podnikaní pomôže a zároveň virtuálne sídlo splní svoj účel.
Pri výbere sa sústreďte najmä na tieto dve dôležité podmienky:
Virtuálne sídlo musí spĺňať všetky zákonné požiadavky, aby mohlo byť zapísané do Obchodného registra a zároveň v sídle nesmie sídliť tisíc a viac iných „eseročiek“.
Prvú podmienku už dokážu splniť prakticky všetky virtuálne sídla, problémom je ale tá druhá. V tomto prípade sa dokonca vyskytol prípad, kedy bolo na jednej adrese virtuálneho sídla aj niekoľko tisíc spoločností a namiesto riadneho označenia vo forme menoviek boli napísané ich mená len v zošite. Seriózny poskytovateľ virtuálneho sídla si to však nedovolí.
Naopak, v tomto prípade získate naozaj adekvátne a kvalitné služby:
samozrejmosťou je riadne označenie sídla a tiež poštová schránka na preberanie pošty, pričom o pošte sa dozviete prostredníctvom mailu alebo dokonca SMS notifikácie
lepšie spoločnosti zaoberajúce sa virtuálnym sídlom ponúkajú preposielanie pošty aj 2 krát za mesiac, dokážu vám dokonca súrnu poštu naskenovať a poslať na mail
plusom je, ak vie profesionálny poskytovateľ sídla pomôcť s administratívnymi záležitosťami, napríklad v rámci zmien v Obchodnom registri či so založením s.r.o.
Pri výbere sa orientujte práve podľa poskytovaných služieb, rovnako tiež podľa referencií od ostatných zákazníkov. Niektoré spoločnosti majú k dispozícii aj spoločné reprezentatívne priestory na krátkodobý prenájom na obchodné rokovania, ale to je skôr už „imidž“.
Pokiaľ ide o výšku nákladov za virtuálne sídlo, najčastejšie sa pri profesionálnych firmách špecializovaných na túto službu pohybuje cena od 20 do 30 € za mesiac. Všetko závisí od adresy, rozsahu servisu či skúseností firmy. Celú túto sumu si pochopiteľne môžete dať do nákladov na podnikanie a znížiť si takýmto spôsobom výšku daňového zaťaženia.
VIRTUÁLNE SÍDLO AKO DLHODOBÉ RIEŠENIE
Virtuálne sídlo môže byť pre spoločnosť s ručením obmedzeným dlhodobým riešením, pričom sa nemusíte báť žiadnych komplikácií či problémov zo strany úradov. Aby to ale bolo aj stabilné, uprednostnite firmy, ktoré majú vlastnú nehnuteľnosť na službu virtuálneho sídla.
Odporúčania na záver, ako vybrať virtuálne sídlo s.r.o. spoločnosti
Nakoľko je služba virtuálneho sídla čoraz viac populárna a tiež žiadaná, na trhu sa objavujú aj ponuky virtuálnych sídiel veľmi pochybnej kvality. Laik, ktorý sa v problematike nevyzná, im môže veľmi ľahko naletieť. Základom je preto nepozerať len na cenu sídla.
Naopak, všímať si treba hlavne tieto 4 kľúčové rozpoznávacie znaky:
„dobrá adresa“, ktorá je napríklad v známom bizniscentre, v centre mesta alebo niekde, kde sú aj známe firmy, je určite lepšia, ako neznáma ulica na okraji mesta
zverejnené fotografie sídla, z ktorých je zrejmé, že nehnuteľnosť je udržiavaná, veľmi pozitívnym znamením tiež je, ak je nehnuteľnosť vlastnená firmou ponúkajúcou sídlo
čo najširšie služby, hlavne pokiaľ ide o evidenciu pošty online, emailové notifikácie a časté preposielanie, plusom je možnosť skenovania na individuálnej dohode
dlhodobé poskytovanie služieb, čím viac skúseností a referencií, tým lepšie, znižujete riziko, že pôjde o nejaký „rýchlokvasený“ biznis s cieľom len zarobiť na sídle
Samozrejme, indikátorom neserióznosti je príliš nízka cena a tiež tisícka firiem na jednej adrese. Naopak, virtuálne sídla v centre mesta alebo biznisových centrách, s komplexnými službami a transparentným jednaním, to je záruka, že aj v prípade vašej spoločnosti splní táto alternatíva kancelárie či sídla vo vlastnej nehnuteľnosti svoj účel k vašej spokojnosti.
